RODO

POLITYKA  OCHRONY

DANYCH  OSOBOWYCH W  PUBLICZNEJ SZKOLE PODSTAWOWEJ Nr 1

im. Jana Dzierżona  w Kluczborku

WSTĘP

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1)

Ochrona przetwarzanych danych osobowych  rozumiana jest natomiast jako zapewnienie ich poufności, integralności, rozliczalności oraz dostępności na odpowiednim poziomie. Przy czym przez;

• poufność danych należy rozumieć właściwość zapewniającą, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym osobom;
• integralność danych należy rozumieć właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;
• rozliczalność danych należy rozumieć właściwość zapewniającą, że działania osoby mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko tej osobie;
• dostępność informacji należy rozumieć zapewnienie, że osoby upoważnione mają dostęp do informacji i związanych z nią zasobów wtedy, gdy jest to potrzebne.

Polityka zawiera:

a)opis zasad ochrony danych obowiązujących w  Publicznej Szkole Podstawowej Nr 1

 im. Jana Dzierżonia w Kluczborku.

b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

 

1. SKRÓTY I DEFINICJE

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia.

Osoba lub podmiot danych oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Administrator Danych Osobowych (ADO) lub Administrator oznacza Publiczną Szkołę Podstawową  Nr 1 im. Jana Dzierżonia w Kluczborku reprezentowaną przez Dyrektora Szkoły.

Podmiot przetwarzający oznacza instytucję lub osobę, której Publiczna Szkoła Podstawowa nr 1 w Kluczborku powierzyła przetwarzanie danych osobowych.

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

System informatyczny oznacza zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych.

System tradycyjny oznacza zespół procedur organizacyjnych, związanych z mechanicznym przetwarzaniem informacji i wyposażenia i środków trwałych w celu przetwarzania danych osobowych na papierze.

RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

 

2. CEL POLITYKI OCHRONY DANYCH

2.1. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie zgodności procesu przetwarzania danych osobowych w Szkole z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO, a co za tym idzie zapewnienie przetwarzania tych danych w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo

2.2. Regulacje wewnętrzne zawarte w niniejszym dokumencie określają środki i sposoby ochrony danych osobowych przyjętych przez Administratora danych. Zmiany organizacyjne, zmiany sposobu działania Administratora danych w zakresie mającym wpływ na proces przetwarzania danych osobowych oraz zmiany przepisów prawa będą powodowały konieczność aktualizacji niniejszego dokumentu.

 

3. ZAKRES STOSOWANIA POLITYKI OCHRONY DANYCH
   1. Niniejszą Politykę stosuje się w odniesieniu do wszelkich danych osobowych, wobec których Szkole  przysługuje status Administratora Danych Osobowych, przetwarzanych zarówno w systemach informatycznych jak i w systemach tradycyjnych (papierowych) tj. księgach, skorowidzach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych, w szczególności danych osobowych przetwarzanych w celach rekrutacyjnych, zatrudnienia i nawiązania współpracy, finansowych i rachunkowych, świadczenia usług, marketingowych oraz windykacyjnych.
   2. Zakres stosowania Polityki obejmuje ponadto;

1. wszystkich lokalizacje - budynki i pomieszczenia, w których są lub będą przetwarzane informacje podlegające ochronie,
2. wszystkich pracowników w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, współpracowników, praktykantów, stażystów i innych osób mających dostęp do informacji podlegających ochronie.
   3. Niniejszy dokument podlega przeglądom i aktualizacji, w szczególności w przypadku wystąpienia zmian w przepisach prawa oraz w przypadku wprowadzania zmian w działaniach Administratora danych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

 

4. OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA OCHRONĘ DANYCH OSOBOWYCH

4.1 Administrator Danych Osobowych

 Na Administratorze danych spoczywa odpowiedzialność za realizację szeregu zadań wynikających z RODO. Są to w szczególności takie zadania jak;

a)utworzenie nowych klauzul informacyjnych wynikających z obowiązków ADO zawartych w art. 13-14 RODO (art.12),

b)      ułatwianie podmiotom danych wykonywania ich praw wynikających z art. 15-22 RODO (art.15-22),

c)       wdrożenie i uaktualnianie niniejszej dokumentacji wraz z procedurami ochrony danych (art.24),

d)      uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania (art.25),

e)      wyznaczanie podmiotów przetwarzających dane osobowe na podstawie umowy lub innego aktu prawnego (art.28),

f)       weryfikacja i uaktualnienie upoważnień do przetwarzania danych osobowych (art.28),

g)      prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych (art.30),

h)      współpraca z organem nadzorczym (art. 31),

i)       analiza ryzyk naruszenia praw podmiotów danych (art.32),

j)       wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych odpowiadającego analizowanym ryzykom (art.32),

k)       zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (art.33),

l)       prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych (art.33),

m)     zawiadamianie podmiotów danych o naruszeniach ochrony ich danych osobowych (art.34),

n)      opracowanie dokumentacji określanej jako „ocena skutków dla ochrony danych” w przypadkach wymienionych w art. 35 RODO (art.35),

o)      prowadzenie tzw. „uprzednich konsultacji” z organem nadzorczym w przypadku wymienionym w art. 36 RODO (art.36),

p)      wyznaczenie inspektora ochrony danych (art.37).

4.2. Inspektor Ochrony Danych

 Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych jest obligatoryjne w przypadkach wymienionych w art.37 ust.1 RODO. Jest więc także jednym z obowiązków nałożonych na Administratora danych. Inspektor Ochrony Danych wyznaczany jest na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 RODO. Do zadań tych należy;

a)      informowanie Administratora danych oraz pracowników odpowiedzialnych za przetwarzanie danych o ich obowiązkach wynikających z RODO,

b)      monitorowanie przestrzegania przepisów RODO, Polityki ochrony danych oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

c)       szkolenia personelu i inne działania zwiększające świadomość wagi przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

d)      przeprowadzanie audytów związanych z przetwarzaniem danych osobowych,

e)      udzielanie zaleceń co do „oceny skutków dla ochrony danych”, wynikającej z art. 35 RODO,

f)       współpraca z organem nadzorczym,

g)      pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego oraz podmiotów danych.

 

4.3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych

4.3.1. Każda osoba, która uzyskała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w Szkole zobowiązana jest do ich ochrony w sposób zgodny z przepisami RODO oraz niniejszej Polityki ochrony danych.

4.3.2. Osoba upoważniona zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich przetwarzania i zabezpieczenia. Obowiązek ten istnieje także po ustaniu stosunku zatrudnienia oraz świadczenia usług.

4.4. Osoby i instytucje, którym Szkoła  powierza dane osobowe

Każda osoba lub instytucja, której Szkoła powierza dane osobowe zobowiązana jest do ich ochrony oraz zachowania tajemnicy w sposób zgodny z przepisami RODO oraz zawartej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

 

5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SZKOLE – ZASADY OGÓLNE

5.1. Filary ochrony danych osobowych w Szkole:

a) Legalność – Szkoła dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

b) Bezpieczeństwo – Szkoła zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.

c) Prawa jednostki –Szkoła umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

d) Rozliczalność – Szkoła dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z obowiązującymi przepisami.

5.2. Zasady ochrony danych

Szkoła  przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

a) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);

b) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);

c) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);

d) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);

e) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);

f) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);

g) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);

h) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

 

6. SYSTEM OCHRONY DANYCH

System ochrony danych osobowych składa się z następujących elementów:

6.1. Inwentaryzacja danych

Szkoła dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

a) przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych,

b) przypadków przetwarzania danych osób, których Szkoła nie identyfikuje,

c) przypadków przetwarzania danych dzieci,

d) współadministrowania danymi.

6.2. Rejestr

Szkoła opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych. Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Szkole.

6.3. Podstawy prawne

Szkoła zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,

b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

 

6.4. Obsługa praw jednostki

Szkoła spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

1. obowiązki informacyjne

Szkoła przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;

2. możliwość wykonania żądań

Szkoła weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;

3. obsługa żądań

Szkoła zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO oraz dokumentowane;

4. zawiadamianie o naruszeniach

Szkoła stosuje zasady pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

6.5. Minimalizacja

Celem Szkoły jest zoptymalizowanie zasad i metod zarządzania minimalizacją a w tym:

a) zasad zarządzania adekwatnością danych;

b) zasad reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;

c) zasad zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.

 

6.6. Bezpieczeństwo

Szkoła zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;

b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;

c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;

d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;

e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.

 

6.7. Przetwarzający

Szkoła  stosuje zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Szkoły, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia) oraz zasady weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

6.8. Eksport danych

Szkoła stosuje zasady weryfikacji dotyczące nie przekazywania danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

6.9. Privacy by design

 

 zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu w razie potrzeby utworzy procedury uruchamiania nowych projektów uwzględniające konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

6.10. Przetwarzanie transgraniczne

Szkoła  stosuje zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

 

7. INWENTARYZACJA

7.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne

Szkoła identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Szkoła  postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

7.2. Dane niezidentyfikowane

Szkoła identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

7.3. Współadministrowanie

Szkoła identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

 

8. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

8.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

8.2.Szkoła prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

8.3. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą uznano za odrębną dla potrzeb Rejestru, Szkoła  odnotowuje:

a) nazwę czynności,

b) cel przetwarzania,

c) opis kategorii osób,

d) opis kategorii danych,

e) podstawę prawną przetwarzania,

f) sposób zbierania danych,

g) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),

h) informację o przekazaniu poza EU/EOG,

i) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

 

8.4. Wzór Rejestru stanowi Załącznik do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Szkoła rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

 

9. PODSTAWY PRZETWARZANIA

9.1. Szkoła dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

9.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, prawnie uzasadniony interes), Szkoła dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne.

9.3.Szkoła wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e -mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

 

10. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

10.1.Szkoła  dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

10.2. Szkoła ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Szkole, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji oraz metodach kontaktu ze Szkołą w tym celu.

10.3. Szkoła dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

10.4. Szkoła wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

10.5. W celu realizacji praw jednostki Szkoła zapewnia mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Szkołę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,

10.6.Szkołą  dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

 

11. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

11.1. Szkoła określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

11.2. Szkoła  informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

11.3. Szkoła informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

11.4. Szkoła informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

11.5.Szkoła określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

11.6. Szkoła  informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

11.7. Szkoła  informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

11.8. Szkoła informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

11.9.Szkoła  informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

11.10.Szkoła bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

 

12. ŻĄDANIA OSÓB

12.1. Prawa osób trzecich.

Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Szkoła wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Szkoła może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

12.2. Nieprzetwarzanie.

Szkoła  informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

12.3. Odmowa.

Szkoła informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

12.4. Dostęp do danych.

Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Szkoła informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art..15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Szkoła nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

12.5. Kopie danych.

Na żądanie Szkoła wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Szkoła  wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

12.6. Sprostowanie danych.

Szkoła dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Szkoła ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Szkoła informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

12.7. Uzupełnienie danych. Szkoła uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Szkoła  ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Szkoła nie musi przetwarzać danych, które są Szkole zbędne). Szkoła może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Szkołę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

12.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Szkoła  usuwa dane, gdy:

a) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,

b) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

c) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

d) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

e) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

f) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

 

Szkoła określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art..17. ust..3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Szkołę, Szkoła podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Szkoła informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

12.9. Ograniczenie przetwarzania.

Szkoła dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

c) Szkoła nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Szkoły  zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

 

W trakcie ograniczenia przetwarzania Szkoła przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Szkoła informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Szkoła informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

12.10. Przenoszenie danych.

Na żądanie osoby Szkoła wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Szkole, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Szkoły.

 

12.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji.

Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Szkołę w oparciu o powierzone Szkole zadanie w interesie publicznym, Szkoła uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Szkoły ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

13. MINIMALIZACJA

Szkoła dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:

a) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),

b) dostępu do danych,

c) czasu przechowywania danych.

 

13.1. Minimalizacja zakresu

Szkoła zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Szkoła  dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Szkoła przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

13.2. Minimalizacja dostępu

Szkoła stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Szkoła  stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Szkoła dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Szkoła dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Szkoły.

13.3. Minimalizacja czasu

Szkoła wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Szkole, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów informatycznych Szkoły, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Szkołę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

 

14. BEZPIECZEŃSTWO

Szkoła zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Szkołę.

14.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Szkoła przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

14.1.1. Szkoła zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.

14.1.2.Szkoła kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.

14.1.3. Szkoła  przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Szkoła analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o rożnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.

14.1.4. Szkoła ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym  Szkoła ustala przydatność i w razie potrzeby stosuje takie środki i podejście, jak:

a) pseudonimizacja,

b) szyfrowanie danych osobowych,

c) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

d) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

14.2. Oceny skutków dla ochrony danych

Szkoła dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Szkoła  stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Szkole.

14.3. Środki bezpieczeństwa

Szkoła stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Szkole i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Szkołę dla tych obszarów.

14.4. Zgłaszanie naruszeń

Szkoła  stosuje zoptymalizowane zasady pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

 

15. PRZETWARZAJĄCY

Szkoła stosuje zasady doboru i weryfikacji podmiotów przetwarzających dane na rzecz Szkoły opracowane w celu zapewnienia, aby podmioty przetwarzające dawały wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Szkole. Szkoła przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące załącznik do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

Szkoła rozlicza podmioty przetwarzające z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

 

16. EKSPORT DANYCH

Szkoła rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Liechtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT),Szkoła

 okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

 

17. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Szkoła zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Szkołę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.